Av Mali Smemo Hjemdal
Prosjektet
Prosjektet er et av de mest omfattende administrative samarbeidene mellom kommunene på Haugalandet noensinne.
Over 50 personer innenfor fagområdene arkiv, ikt, politiske møter, klart språk, personal- og skoledokumentasjon og eiendom har utarbeidet felles rutiner og arbeidsmåter som skal være like i kommunene.
Over 1700 ansatte skal bruke systemet, og gjennomgår i disse dager omfattende digital opplæring.
De viktigste gevinstene av samarbeidet:
- Bedre tjenester til innbyggerne gjennom faglig utvikling av tjenestene
- Mer effektive systemer for kommunene når man samarbeider og kan benytte hverandres kompetanse
- Bedre muligheter for å sikre høy kompetanse i årene som kommer, gjennom felles kurs og opplæring.
Et sak-/arkivsystem er sentralnerven i en kommune. Store deler av tjenestene saksbehandles i systemet, som også er arkiv for enda flere tjenester.
Begrenset tilgang til postlister og hjelp fra saksbehandlere
Mange bruker postlistene på kommunene sine nettsider for å holde seg orientert om kommunen sitt arbeid. I forbindelse med overgang til nytt/oppgradert system, vil postlistene være nede i en periode.
Bokn, Etne, Sveio og Vindafjord bruker ACOS WebSak fra før, og skal bare oppgradere til ny versjon. Dette tar mindre tid, og postlistene vil være tilgjengelige igjen etter noen dager.
Haugesund, Karmøy og Tysvær bytter system, og det vil derfor ta noe lengre tid før postlistene er tilgjengelige igjen her.
Innbyggere som har spørsmål om pågående saker som behandles i kommunens sakssystem, f.eks. byggesaker, søknad om skjenkebevilling, tilskuddssøknader og annet, vil kunne oppleve begrenset hjelp fra saksbehandler i en periode.
IT-sjef i Bokn, Stein Magnar Askeland-Gjerde, seier at han reknar med normal drift for Bokn kommune frå onsdag 3. juni, men at det kan ta ytterlegare 14 dagar før postlistene er oppdaterte.